Que es facility management

Funciones de la gestión de instalaciones

Ya sea una planta de fabricación, un hospital o un complejo de apartamentos, todos los tipos de instalaciones deben gestionarse adecuadamente para seguir siendo funcionales. Aunque el concepto de facility management no es nuevo, su significado ha evolucionado a medida que los edificios se han vuelto más complejos. Este artículo ofrece una breve introducción a la gestión de instalaciones.

En primer lugar, definamos qué se entiende por «instalación». Aunque mucha gente asocia la palabra facility con edificios industriales y fábricas, una facility puede definirse simplemente como «un lugar para hacer algo». Por tanto, las instalaciones incluyen escuelas, hoteles, hospitales, oficinas y otros espacios.

Aunque cada una de estas definiciones es correcta, son un poco técnicas. Para este artículo, el facility management (FM) se define como la coordinación de los lugares de trabajo físicos (instalaciones), las personas y los servicios de apoyo con el fin de apoyar los objetivos de una empresa de la manera más rentable posible.

En pocas palabras, el facility management añade valor a una empresa al atender muchas de sus necesidades inmediatas y a largo plazo. Cuando se realizan correctamente, las actividades de facility management reducen los costes de mantenimiento, garantizan el bienestar de los empleados y protegen a la empresa de las responsabilidades. La planificación de la continuidad ayuda a las organizaciones a prepararse para el crecimiento y a desarrollar planes de contingencia para emergencias. En última instancia, la gestión de instalaciones crea un entorno productivo que permite a la organización centrarse en su misión y objetivos principales.

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Tipos de gestión de instalaciones

Hace tan sólo 40 años, la pregunta «¿qué es la gestión de instalaciones?» podía ser un concepto desconcertante. Incluso teniendo en cuenta que, en ese momento, la mayoría de las oficinas, tiendas, fábricas y escuelas llevaban a cabo una forma de gestión de instalaciones, este nombre menos conocido se denominaba simplemente con diferentes títulos.

Durante este período de origen, cuando había que actualizar, arreglar o reemplazar algo dentro de cualquier instalación, normalmente se llamaba a un conserje. Y como era un hombre solo, se ponía a ello cuando podía. Tenía que conocer los entresijos de la fontanería, los sistemas eléctricos, el mantenimiento del suelo, la pintura y mucho más.

Tanto si se denomina Facility Management, Facilities Management o simplemente FM, el sector ha pasado rápidamente de ser un cajón de sastre, una actividad de mantenimiento a una sofisticada disciplina de gestión profesional.

Es un error común pensar que la gestión inmobiliaria y la gestión de instalaciones son lo mismo. Aunque hay cierto solapamiento entre ambas, la gestión inmobiliaria se centra más en los propios edificios como activos generadores de ingresos.

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La gestión de instalaciones,[1] o facilities management, (FM) es una disciplina de gestión profesional centrada en la prestación eficiente y eficaz de servicios logísticos y otros servicios de apoyo relacionados con la propiedad inmobiliaria, según la definición de la Organización Internacional de Normalización (ISO). La profesión se certifica a través de las organizaciones miembros de la Global Facility Management Association (Global FM).

El término «gestión de instalaciones» fue acuñado en la década de 1960 por el ex alumno de IBM y fundador de Electronic Data Systems, Ross Perot, en referencia a la gestión de redes de sistemas informáticos, y pronto se amplió para incluir todos los elementos de la gestión del espacio comercial[3][4].

La gestión de instalaciones como parte integrante de los procesos de planificación estratégica de la organización fue representada durante una conferencia patrocinada por Herman Miller en 1979[3]. Tras la reunión, el fabricante de muebles abrió el Instituto de Gestión de Instalaciones (FMI), con sede en Ann Arbor, Michigan[3].

Qué es una empresa de facility management

La British Standards Institution define la gestión de instalaciones como:  «La integración de procesos dentro de una organización para mantener y desarrollar los servicios acordados que apoyan y mejoran la eficacia de sus actividades principales».

En términos más sencillos, un gestor de instalaciones se encarga de la organización diaria y la prestación de servicios en nombre de su empresa. El objetivo de este puesto es reducir los costes de salida de su empresa, al tiempo que se asegura de que sigue cumpliendo todos sus objetivos.

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Sin un gestor de instalaciones, su empresa podría tener dificultades para alcanzar y mantener estos objetivos. En este artículo se explica con más detalle por qué tener un gestor de instalaciones es tan esencial para su empresa y su éxito.

La gestión de las instalaciones es una parte vital del éxito de una empresa. Por lo tanto, cuando incorpore un gestor de instalaciones al funcionamiento diario de su empresa, será esencial para:

La planificación estratégica proporciona una dirección clara para su negocio y le ayudará a evaluar su progreso a medida que pasa el tiempo. Un gestor de instalaciones le ayudará a definir objetivos a corto y largo plazo, como la reducción de costes y el aumento de la productividad, y le ayudará a cumplirlos.